Notice of Privacy Practices
This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.
Your Rights
When it comes to your health information, you have certain rights. You can:
- Get an electronic or paper copy of your medical record: You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this. We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.
- Ask us to correct your medical record: You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this. We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.
- Request confidential communications: You can ask us to contact you in a specific way (for example, home, office, or cell phone) or to send mail to a different address. We will say “yes” to all reasonable requests.
- Ask us to limit what we use or share: You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no,” for example, if it could affect your care. If we agree to your request, we may still share this information in the event that you need emergency treatment. If you pay for a service or health care item out of pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
- Get a list of those with whom we’ve shared information: You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why. We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.
- Get a copy of this privacy notice: You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.
- Choose someone to act for you: If someone has authority to act as your personal representative, such as if someone has your medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information. We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.
- File a complaint if you feel your rights are violated: If you feel we have violated your rights or if you have questions, please contact Brian Haile at 615-227-3000 or bhaile@neighborhoodhealthtn.org. You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, DC 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html. We will not retaliate against you for filing a complaint.
Your Choices
For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions. In these cases, you have both the right and choice to tell us to share information with your family, close friends, or others involved in your care or payment for your care; share information in a disaster relief situation. If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed on the lessen a serious and imminent threat to health or safety. We never share your information unless you give us written permission for marketing purposes, sale of your information, and most sharing of psychotherapy notes. We do not use your records for fundraising.
Our Uses and Disclosures
We typically use or share your health information to:
- Treat you: We can use your health information and share it with other professionals who are treating you. Example: A doctor treating you for an injury asks another doctor about your overall health condition.
- Run our organization: We can use and share your health information to run our practice, improve your care, and contact you when necessary. Example: We use health information about you to manage your treatment and services.
- Bill for services: We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities. Example: We give information about you to your health insurance plan so it will pay for your services.
How else can we use or share your health information?
We are also allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. In all cases, including those listed below, if we have substance use disorder patient records about you, subject to 42 CFR part 2, we cannot use or share information in those records in civil, criminal, administrative, or legislative investigations or proceedings against you without (a) your consent or (b) a court order and a subpoena.
- Help with public health and safety issues: We can share health information about you for certain situations such as preventing disease, helping with product recalls, reporting adverse reactions to medications, reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence, preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety.
- Do Research: We can use or share your information for health research.
- Comply with the law: We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.
- Respond to organ and tissue donation requests: We can share health information about you with organ procurement organizations.
- Work with a medical examiner or funeral director: We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.
- Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests: We can use or share health information about you for workers’ compensation claims, for law enforcement purposes or with a law enforcement official, with health oversight agencies for activities authorized by law, and for special government functions such as military, national security, and presidential protective services.
- Respond to lawsuits and legal actions: We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.
Our Responsibilities
We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information. We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it. We will not use or share your information other than as described in this notice unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind. Visit www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html to learn more.
This revised notice is effective as of the date in the footer of this document. We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request in our office and on our website.
Aviso de prácticas de privacidad
Este aviso describe cómo se podría usar y divulgar su información médica y cómo usted puede acceder a tal información. Por favor, léalo atentamente.
Sus derechos
En lo que respecta a su información de salud, usted tiene ciertos derechos. Puede:
- Obtener una copia electrónica o impresa de su expediente médico: Puede solicitar ver u obtener una copia electrónica o impresa de su expediente médico y otra información de salud que tengamos sobre usted. Pregúntenos cómo hacerlo. Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información de salud, generalmente dentro de los 30 días posteriores a su solicitud. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en los costos.
- Solicitarnos que corrijamos su expediente médico: Puede solicitarnos que corrijamos su información de salud que considere incorrecta o incompleta. Pregúntenos cómo hacerlo. Podemos rechazar su petición, pero le explicaremos los motivos por escrito dentro de los 60 días posteriores.
- Solicitar comunicaciones confidenciales: Puede solicitarnos que nos pongamos en contacto con usted de una manera específica (por ejemplo, llamando al teléfono de su casa, oficina o móvil) o que enviemos la correspondencia a una dirección diferente. Aceptaremos todas las peticiones razonables.
- Solicitarnos que limitemos lo que usamos o compartimos: Puede solicitarnos que no utilicemos ni compartamos cierta información de salud para fines de tratamiento, pago o nuestras actividades. No estamos obligados a aceptar su petición, y podemos rechazarla (por ejemplo, si ello afectaría su atención). Si aceptamos su petición, aún podríamos compartir esta información en caso de que usted necesite tratamiento de emergencia. Si usted paga un servicio o artículo de atención médica en su totalidad de su propio bolsillo, puede solicitarnos que no compartamos esa información con su aseguradora médica para fines de pago o de nuestras actividades. Aceptaremos su petición a menos que una ley nos obligue a compartir tal información.
- Obtener una lista de las personas con las que hemos compartido información: Puede solicitar una lista (recuento) de las veces que hemos compartido su información de salud durante los seis años anteriores a la fecha de su solicitud, con quién la compartimos y por qué. Incluiremos todas las divulgaciones, excepto aquellas relacionadas con el tratamiento, el pago y las actividades de atención médica, así como ciertas otras divulgaciones (por ejemplo, las que usted nos haya solicitado). Le proporcionaremos un recuento al año de forma gratuita, pero le cobraremos una tarifa razonable, basada en los costos, si solicita otro recuento dentro de los 12 meses posteriores.
- Obtener una copia de este aviso de privacidad: Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirlo electrónicamente. Le proporcionaremos una copia impresa lo antes posible.
- Elegir a una persona para que actúe en su nombre: Si una persona tiene autoridad para actuar como su representante personal —por ejemplo, si usted ha otorgado a alguien un poder médico o si alguien es su tutor legal—, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud. Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier acción.
- Presentar una queja si considera que sus derechos se han infringido: Si cree que hemos infringido sus derechos, o si tiene alguna pregunta, comuníquese con Brian Haile llamando al 615-227-3000 o escribiendo a bhaile@neighborhoodhealthtn.org. Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. enviando una carta a: Office for Civil Rights, 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.
Sus opciones
Para cierta información de salud, puede indicarnos sus preferencias sobre qué información compartimos. Si tiene alguna preferencia clara sobre cómo compartimos su información en las situaciones que se describen a continuación, comuníquese con nosotros. Infórmenos qué quiere que hagamos y seguiremos sus instrucciones. En estos casos, usted tiene tanto el derecho como la opción de indicarnos que compartamos información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su cuidado o pagos por su cuidado, o que compartamos información en una situación de ayuda ante un desastre. Si no puede comunicarnos su preferencia, por ejemplo si está inconsciente, podemos compartir su información si creemos que es lo mejor para usted. También podemos compartir su información cuando sea necesario para mitigar una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad. Nunca compartiremos su información para fines de marketing o venta de su información, y no compartiremos sus notas de psicoterapia en la mayoría de las situaciones, a menos que usted nos otorgue su permiso por escrito. No utilizamos su expediente para recaudar fondos.
Nuestros usos y divulgaciones
Normalmente, utilizamos o compartimos su información de salud para los siguientes fines:
- Proporcionarle tratamiento: Podemos utilizar su información de salud y compartirla con otros profesionales que le estén tratando. Ejemplo: Un médico que le está tratando una lesión le pregunta a otro médico sobre su estado de salud general.
- Administrar nuestra organización: Podemos usar y compartir su información de salud para administrar nuestra clínica, mejorar su atención y ponernos en contacto con usted cuando sea necesario. Ejemplo: Utilizamos su información de salud para gestionar su tratamiento y los servicios que recibe.
- Facturar los servicios: Podemos usar y compartir su información de salud para facturar y obtener el pago de los planes de salud u otras entidades. Ejemplo: Proporcionamos información sobre usted a su plan de seguro médico para que cubra el costo los servicios brindados a usted.
¿De qué otras maneras podemos usar o compartir su información de salud?
También tenemos la autorización u obligación de compartir su información de otras maneras, generalmente de formas que contribuyan al bien público, como la salud pública y la investigación científica. Debemos cumplir con muchas condiciones legales antes de poder compartir su información para estos fines. En todos los casos (incluidos los que se listan a continuación), si tenemos registros sobre trastornos por consumo de sustancias para usted, sujeto a la 42 CFR Parte 2, no podemos usar ni compartir la información de esos registros en investigaciones o procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos en su contra sin (a) su consentimiento o (b) una orden judicial y una citación.
- Ayuda en cuestiones de salud y seguridad públicas: Podemos compartir información de salud sobre usted en ciertas situaciones, por ejemplo: prevenir enfermedades, ayudar con el retiro de productos del mercado, reportar reacciones adversas a medicamentos, reportar sospechas de abuso, descuido o violencia doméstica, y prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona.
- Hacer investigaciones científicas: Podemos utilizar o compartir su información para investigaciones científicas de salud.
- Cumplir con las leyes: Compartiremos información sobre usted si así lo exigen las leyes estatales o federales, incluyendo con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si este desea comprobar que cumplimos con la ley de privacidad federal.
- Responder a peticiones de donación de órganos y tejidos: Podemos compartir información de salud sobre usted con organizaciones de obtención de órganos.
- Colaborar con un médico forense o un director funerario: Podemos compartir información de salud con un médico forense o director funerario cuando una persona fallece.
- Abordar cuestiones de compensación al trabajador, autoridades policiales y otras peticiones gubernamentales: Podemos usar o compartir información de salud sobre usted para reclamaciones de compensación al trabajador, para fines de aplicación de la ley o con un oficial policial, con agencias de supervisión de la salud para actividades autorizadas por ley, así como para funciones gubernamentales especiales, como militares, de seguridad nacional y de protección presidencial.
- Responder a demandas y acciones legales: Podemos compartir información de salud sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación judicial.
Nuestras responsabilidades
Estamos obligados por ley a mantener la privacidad y la seguridad de su información protegida de salud.
Le informaremos de inmediato si ocurre una infracción de seguridad que podría comprometer la privacidad o la seguridad de su información. Debemos cumplir con las obligaciones y las prácticas de privacidad descritas en este aviso y proporcionarle una copia del mismo. No utilizaremos ni compartiremos su información de ninguna otra forma que no sea la descrita en este aviso, a menos que usted nos autorice por escrito a hacerlo. Si nos indica que podemos hacerlo, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Si cambia de opinión, infórmenos por escrito. Visite www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html para obtener más información.
Este aviso actualizado entrará en vigor a partir de la fecha que figura en el pie de página de este documento. Podemos cambiar los términos de este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible a petición en nuestra oficina y en nuestro sitio web.